6 Fehler bei mehreren Business-Mobilfunkverträgen
Für multinationale Unternehmen ist zuverlässige, ständig verfügbare, globale Konnektivität von entscheidender Bedeutung für die Produktivität. Wenn Mitarbeiter nicht mit Kollegen, Lieferanten – und Kunden – in Kontakt bleiben können, kann dies katastrophale Auswirkungen auf die Rentabilität des Unternehmens haben.
Dass Kommunikation nicht zum Problem für die Mitarbeiter wird, hat seinen Preis. IKT- und Telekommunikationsmanager müssen den Überblick über die Verwaltung der Mobilfunkverträge behalten – nicht nur bei Mitarbeitern in der Zentrale, sondern auch bei Mitarbeitern, die von zu Hause oder aus der Ferne arbeiten. Und auch bei Mitarbeitern, die in verschiedenen Gebieten tätig sind oder häufig reisen.
Die Verwaltung von Mobilfunkverträgen kann unglaublich kompliziert und zeitaufwendig werden. Und das Risiko ist hoch, dass Mitarbeiter nicht erreichbar sind oder Roaming-Gebühren mit einem bösen „Rechnungsschock“ enden.
Schauen wir uns einige der Probleme an, die eine Vielzahl von Mobilfunkverträgen in einem Unternehmen verursacht...
Problem 1: Individuelle Verträge für Einzelpersonen auswählen
Es mag auf den ersten Blick sinnvoll erscheinen, unterschiedliche Mobilfunktarife für verschiedene Mitarbeiter zu wählen. Einige sprechen vielleicht den ganzen Tag am Telefon mit Kunden. Andere benötigen auf ihren Reisen ständig eine lokale Verbindung. Und einige Mitarbeiter im Büro haben vielleicht nur ein Geschäftstelefon für Notfälle.
Für jeden Einzelnen einen eigenen Mobilfunkvertrag verwalten zu müssen, ist eine enorme Belastung für die IKT- und Telekommunikationsressourcen. Zudem ändern sich ständig die Angebote und Tarife – unmöglich immer den geeignetsten Tarif für die verschiedenen Mitarbeiter und ihre Art der Mobilfunknutzung zu buchen.
Und was ist, wenn Sie durchaus den administrativen Anforderungen für die Verwaltung der Mobilfunkverträge gewachsen sind? Dann bleibt immer noch die Tatsache, dass der Markt so umkämpft ist und sich die Angebote ständig ändern, so dass die verfügbaren 12- oder 24-Monatsverträge nicht flexibel genug sind, um bei einem passenderen Vertrag sofort wechseln zu können.
Problem 2: Bring your own device (BYOD) erlauben
Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern ihre eigenen Tarife zu wählen oder ihre geliebten persönlichen Geräte für geschäftliche Zwecke zu nutzen, ist das ein weiterer Weg in die Hölle des Vertragsmanagements.
Unterschiedliche Geräte haben unterschiedliche Funktionen. Und Sie möchten sich nicht darauf verlassen müssen, dass die Benutzer Betriebssysteme auch aktualisieren, um geschäftlich zugelassene Anwendungen nutzen zu können. Auch Backups können sich als problematisch erweisen. Wenn Sie dann noch den Geräten der Mitarbeiter Zugriff auf Unternehmensdaten und Kundenkommunikation gewähren, ist das Alptraumszenario für Ihr Sicherheitsteam perfekt.
Problem 3: Verschiedene Mobilfunknetzbetreiber (MNO) nutzen
Häufig finden sich die besten Angebote für unterschiedliche Nutzerprofile bei verschiedenen Mobilfunknetzbetreiber (MNO). Natürlich suchen Sie die besten Tarife – aber der beste Tarif für John aus der Buchhaltung ist nicht unbedingt bei demselben Anbieter zu finden wie das beste Angebot für Claire vom internationalen Salesteam.
Aber auch so bedeutet jeder separate Tarif einen weiteren separaten Vertrag. Und die verschiedenen Betreiber haben natürlich ihre jeweils eigene regionale Netzabdeckung und ihre eigenen Geschäftsbedingungen, die Einfluss darauf haben, welche Richtlinien zur Mobilfunknutzung Ihr Unternehmen letztlich aufstellen kann.
Problem 4: Regionale Verträge für Regionen auswählen
Multinationale Organisationen haben meistens unterschiedliche Mobilfunktarife von verschiedenen Anbietern in verschiedenen Ländern. Mitarbeiter auf anderen Kontinenten können keinen in Großbritannien ansässigen Mobilfunknetzbetreiber nutzen, ohne Roaming-Gebühren zu bezahlen. Bis vor kurzem gab es also nur die Möglichkeit, einen Anbieter aus dem jeweiligen Geschäftsgebiet Ihres Unternehmens auszuwählen.
Selbst wenn alle Mitarbeiter in ihren jeweiligen Ländern beim gleichen Anbieter sind, muss Ihr Unternehmen dennoch für jedes Land separate Verträge verwalten. Und es ist sehr wahrscheinlich, dass die Mitarbeiter in jedem Land jeweils verschiedene Tarife des Anbieters nutzen, so dass die Verträge immer kleinteiliger und unübersichtlicher werden.
Problem 5: Mit Mitarbeitern unterwegs Schritt halten
Es ist bekanntermaßen schwierig, für reisende Mitarbeiter – wo auch immer sie sich befinden – ständige Konnektivität zu gewährleisten.
Es ist wie ein befriedigender finanzieller Sieg, wenn Sie es durch inländische Vereinbarungen schaffen, hohe Roaming-Gebühren für Ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreise zu vermeiden. Aber die dafür aufgewendete Zeit (und die wahrscheinlich immer noch sehr hohen Gebühren) machen dies letztendlich zu einer Milchmädchenrechnung.
Problem 6: Vorhersehbarkeit der Kosten erwarten
Selbst wenn es Ihren IKT- und Telekommunikationsteams gelingt, die Mobilfunkverträge, die Geschäftsbedingungen der verschiedenen regionalen Anbieter und die Konnektivität im jeweiligen Land im Griff zu behalten, können am Ende immer noch böse Überraschungen bei den Rechnungen auf Sie warten.
Die Unvorhersehbarkeit der Kosten für Mobilfunkverbindungen multipliziert sich mit jedem einzelnen Vertrag, jedem Einsatzland und jedem Mitarbeiter, der im Rahmen seiner Arbeit reist.
Die reflexartige Reaktion auf böse Überraschungen bei der Rechnung ist meist, den Vertrag des betreffenden Mitarbeiters zu ändern – aber dadurch wird das Problem nur verschoben, nicht gelöst.
Was können Unternehmen also tun, um die Verwaltung Ihrer mobilen Konnektivität zu vereinfachen und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle zu halten?
Truphone — Ein Tarif. Ein Vertrag. Eine Rechnung.
Mobilfunkbetreiber oder auch virtuelle Netzbetreiber (MVNO) bieten eine neue Arbeitsweise. Sie erfüllen die Anforderungen an die mobile Konnektivität, weltweit, mit nur einem einzigen Vertrag.
Indem sie die Netzwerke regionaler Anbieter nutzen, können Sie Verträge anbieten, die zwischen den Netzwerken springen, wenn Mitarbeiter von Land zu Land reisen – oder sogar innerhalb eines Landes, wenn ein Netzwerk einen Ausfall erleidet.
MVNO können zudem Unternehmensverträge mit einem gemeinsamen Pool für Sprachminuten, SMS und Datenvolumen anbieten, aus dem alle Mitarbeiter schöpfen können. Dadurch werden die Mitarbeiter nicht nur ermutigt, ihre Geschäftsgeräte nach Bedarf zu nutzen (was veraltete „Management by Policy“-Vereinbarungen überflüssig macht), sondern es erhöht auch die Vorhersehbarkeit der Kosten erheblich. Nutzungs- und Gebührenspitzen und -täler gleichen sich aus, so dass keine unerfreulichen Out-of-bundle-Gebühren anfallen.
Roaming-Gebühren tragen oft am meisten zum Rechnungsschock bei. MVNO können jedoch aufgrund der mit lokalen Anbietern ausgehandelten Tarife in jedem Land, wo sie aktiv sind, quasi Ortstarife bieten.
Der größte Nutzen für die IKT- und Telekommunikationsmanager besteht bei einem firmenweiten Vertrag jedoch in der Vereinfachung des Vertragsmanagements. Mit allen Mobilfunktarifen unter einem Dach entfällt die enorme Belastung, die mit der Verwaltung mehrerer Verträge für mehrere Mitarbeiter und über mehrere Regionen hinweg verbunden ist.
Und es ermöglicht den Zugang zur ultimativen mobilen Konnektivität: Ein Tarif. Ein Vertrag. Eine Rechnung.
